DEFINICIÓN, PARTES Y CLASIFICACIÓN DE UNA CUENTA CONTABLE

Definicion

La cuenta es el elemento básico de toda Contabilidad, y precisamos de un grupo de cuentas para registrar adecuadamente las transacciones, para esto es preciso que cada cuenta se encuentre debidamente codificada en un plan de cuentas. Las cuentas facilitan el registro de las operaciones que realiza la entidad en los libros de Contabilidad, cada cuenta representa derechos, obligaciones o bienes que dispone una entidad a una fecha determinada.

Partes de una cuenta

En razón de que a cada cuenta se lo puede representar en una T, se identifican dos partes,  la parte izquierda de la T conocida también como DEBE o DEBITO y la parte derecha de la T conocida como HABER o CREDITO, generalmente en la parte superior de la T va el nombre de la respectiva cuenta, se lo puede graficar de la siguiente manera:

Los términos Debe y Haber tienen mas una connotación física dentro de la cuenta, que de otra índole; se les conoce también como Cargo y Abono; existen dos tipos de cuenta, las cuentas de gestión y las de patrimonio, éstas últimas aparecen en el Balance General o Estado de Situación, mientras que las cuentas de gestión pertenecen a gastos o ingresos de la entidad y pertenecen al Estado de Pérdidas y Ganancias.

Las cuentas son de naturaleza deudora o acreedora, por lo general las cuentas que tiene naturaleza deudora representan a un activo o un gasto, mientras que las cuentas de naturaleza acreedora, representan a un pasivo o un ingreso, por ejemplo en el caso de la cuenta CAJA, es una cuenta de activo por tanto su naturaleza es deudora, esto quiere decir que recibe valores en el Debe cuando registra ingresos y cuando entrega valores en el Haber, es por pagos realizados por diferentes conceptos, pero prevalece un valor mayor en el Debe.

Todas las cuentas en Contabilidad sin excepción, al final de un período contable deben producir un saldo que es el que determina si una cuenta es deudora o acreedora. El saldo de una cuenta está dado por la diferencia entre la suma de los valores del Debe y la suma de los valores del Haber, cuando la suma de los valores del Debe es mayor que la suma de los valores del Haber, se dice que esa cuenta tiene saldo deudor, por tanto la cuenta es de naturaleza deudora, por el contrario cuando la suma de los valores del Haber es superior a la suma de los valores del Debe, la cuenta tiene saldo acreedor y por tanto es de naturaleza acreedora. También hay casos en que la suma de los valores del Debe es igual a la suma de los valores del Haber, en este caso el saldo es cero o nulo.

La mayoría de cuentas de naturaleza deudora constan en el balance de situación y representan a activos, mientras que las cuentas de naturaleza acreedora que también constan en el balance general representan a pasivos o cuentas de capital. Con respecto a las cuentas de gestión en cambio se dice que toda cuenta de gasto es de naturaleza deudora y toda cuenta de ingresos es de naturaleza acreedora.

Ejemplos de Cuentas

Como ejemplo de cuentas de activo podemos citar: Caja, Bancos, Inversiones Temporales, Cuentas por Cobrar, Documentos por Cobrar, Inventario de Mercaderías, Muebles y Enseres, Equipos de oficina, Edificios, Vehículos.

Dentro del pasivo podemos citar las siguientes cuentas: Cuentas por Pagar, Documentos por Pagar, Accionistas por Pagar, Otras cuentas por Pagar, Hipotecas por Pagar. En el patrimonio tenemos: Capital, Reservas, Resultados.

Entre las cuentas de gastos tenemos: Sueldos y salarios, Horas extras, Mantenimiento de oficinas, Viáticos, Combustibles, Comisiones.

Como parte del grupo de ingresos podemos citar las siguientes cuentas: Ventas, Utilidad en venta de activos fijos, Comisiones ganadas, Otros ingresos.

El Ciclo Contable

El ciclo o proceso contable es la secuencia que debe seguir la información contable desde que se origina la transacción hasta la presentación de los Balances y que se resume en los siguientes pasos:

Clasificación de las cuentas contables:

Las cuentas se pueden clasificar en diversas formas, por ejemplo: atendiendo a su significado económico-financiero, o por su fin o movimiento funcional, por su naturaleza, etc. En este trabajo la clasificaremos de acuerdo con el papel que desempeñan en contabilidad. Así tendremos:

Cuentas reales o de valores

Representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa, determinando su patrimonio. Las cuentas de valores activos, representan los bienes de la empresa y como tales figuran en el activo.

• Bienes tangibles

• Bienes intangibles

Cuentas de valuación

Representan una disminución al saldo de las cuentas de activo a las cuales valúan y se utilizan para reflejar el valor de realización de algún activo o para mostrar el valor según libros o la distribución del costo histórico. Algunas cuentas de valuación o complementarias de activo son:

• Provisión para cuentas incobrables
• Depreciación acumulada
• Amortización acumulada

Cuentas transitorias

Estas se emplean para reflejar operaciones que debido a contratos o situaciones eventuales, nos impiden efectuar cargos o abonos a las cuentas correspondientes que reflejarían la operación comercial efectuada. Como su nombre lo indica transitorias, al cesar el contrato o la eventualidad que lo motivó, se cancelan, se anulan de nuestra contabilidad. Algunas son: Mercancías en tránsito, Reclamaciones pendientes, Diferencia en caja, etc.

Cuentas de orden

Son aquellas que controlan operaciones que no alteran la naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones de un ente, las de orden deudoras se muestran al final del activo y las acreedoras al final del pasivo y patrimonio. Por lo tanto forman parte del Balance General pero no representan activos, pasivos o patrimonio

Cuentas nominales o de valores

Son aquellas que registran los incrementos del patrimonio mediante los ingresos, las disminuciones por los costos o egresos, ocurridos en un período determinado.

Cuentas de patrimonio

Muestran las cantidades aportadas por las empresas y las ganancias o pérdidas ocurridas por operaciones con el capital social u originadas por las actividades normales del negocio las cuentas que con mayor frecuencia se encuentran dentro del patrimonio, son las siguientes.