CICLO CNTABLE

El ciclo contable es uno de los principios de contabilidad generalmente aceptados y se refiere a que las operaciones económicas de una empresa se deben registrar y conocer en un determinado tiempo. Los ingresos, costos e impuestos deben registrarse en el periodo económico en que ocurren y reconocerse en el periodo contable en que se causan.

La existencia del periodo contable, hace que se cumpla uno de los principales objetivos de la contabilidad que es su utilidad, al permitir la comparación de los desempeños que ha tenido la empresa en diversos periodos. Es esta comparación la que permite analizar la información contable, para con base a ella tomar las decisiones económicas y financieras. Los análisis contables comparativos, además de ayudar al conocimiento de la realidad de la empresa como diagnostico, permite proyectarla con base a los antecedentes que señala el periodo contable.

El periodo contable también guarda relación con el periodo fiscal de la regulación tributaria. En el campo fiscal, existen diferentes periodos dependiendo el impuesto. El impuesto de renta tiene un periodo anual, el impuesto sobre las ventas (Iva) es bimestral, el Impuesto de industria y comercio en la mayor parte de los municipios es bimestral, el Gravamen a los movimientos financieros se presenta semanal, la retención en la fuente es de periodo mensual.

Claro está que en el caso de que existan errores, estos se pueden corregir mediante los respectivos ajustes aplicados al periodo o año en que se adviertan. Los ingresos, gastos e impuestos de períodos anteriores no registrados en su oportunidad deben contabilizarse en cuentas independientes a las de las correspondientes al período económico en que se detecten, con el fin de dejar en claro que es lo correspondiente de cada periodo y para no desfigurar los resultados que pueden afectar los análisis y demás estudios que se requieran hacer.

Cuando nos referimos que el periodo contable es por lo general de un año, significa que no siempre debe ser ese lapso de tiempo, puesto que se puede dar el caso de las empresas que inician operaciones dentro del año, caso el cual, el periodo será desde la fecha en que se iniciaron operaciones hasta el 31 de diciembre el respectivo año. Igual sucede con las empresas que se liquidan dentro del mismo año, en cuyo caso el periodo, tanto contable como fiscal, corresponde desde el 1 de enero hasta la fecha en que se realiza la liquidación del ente.

1. Apertura

Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con los aportes del dueño o socios registrados en el inventario general inicial. Con el inventario general inicial se elaboran en el Balance General inicial y el comprobante diario de contabilidad, denomnado comprobante de apertura que sirve para abir los libros principales y auxiliares.

2. Movimiento

Las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa deben estar respaldadas por un soporte que permite su registro en el comprobante diario y traslado a los libros principales y auxiliares de contabilidad.

El registro del movimiento operativo de la empresa, de acuerdo con sus necesidades, se puede realizar en forma diaria, semanal, quincenal o mensual, en comprobante diario y libros. Al final se elabora el Balance de prueba.

El contador publico y sus auxiliares deben verificar y evaluar constantemente que el ciclo contable sea cumplido a cabalidad.

3. Cierre

En esta etapa se elabora lo siguiente:

A. Asiento de ajuste: Registrado en el comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de ajustes, el cual traslada a los libros principales y auxiliares.

B. Hoja de trabajo: se realiza opcionalmente cada mes y sirve de base para preparar los Estados Financieros como el Balance General y Estado de Resultados.

C. Comprobante de cierre: Se elabora anualmente para cancelar las cuentas nominales o de resultados y se traslada a los libros principales y auxiliares.

El inventario general final y el Balance General consolidado, elaborados en la etapa de cierre, constituyen el inventario general inicial y el balance general inicial para comenzar un nuevo ciclo contable.

El no tener la información en el momento oportuno puede desatar una serie de problemas que en el largo plazo incidirán con el correcto funcionamiento de la empresa, pero sobre todo con la toma de decisiones financieras y gerenciales.